Yazılım robotları kullanarak üst seviyede verimlilik sağladık
“Proje yüzde 100 seviyesine ulaştığında aylık 14 günlük iş gücü tasarrufu yapılabileceği hesaplandı.”
Akcoat çatısı altında 2014 yılından beri çalışan Güray Akdağ, dijital dönüşümü kendi çalışma alanlarına uyarlama çalışmaları sırasında çok fazla operasyon yükü gerektiren ve tekrarlı işlerde robotik uygulamaları kullanabileceğini tespit etmekle RPA projesinin başladığını söylüyor ve süreci detaylarıyla anlatıyor.
Akcoat adına nasıl bir çalışma yürüttüğünüzü öğrenebilir miyiz? Nereden başladınız ve nasıl ilerlediniz?
Tedarik Zinciri ve Bilgi Sistemleri tarafından şirketimizde dijital olgunluk seviyesi ölçme çalışması gerçekleştirilmişti. Bu çalışmalar sonucunda oluşturulan dijital dönüşüm stratejileri kapsamında en çok iş gücü harcadığımız fatura onay ve ERP kayıtları üzerinde çalışmalarımızı başlattık. İlgili çalışmalar ışığında dijitalleştirme kapsamını detaylı incelediğimizde sürecin tekrar ettiği ve belirli bir akışa göre ilerlediğini bilgi sistemleri ekibi ile analiz ettik. Bu analizimizin sonucunda en uygun çözümün RPA ile iş akış yazılımı olacağına karar verdik.
Projeye başladığınızda şirket altyapısı hazır mıydı, yeni yatırım yapılması gerekti mi?
Projeyi başlattığımızda süreçlerimizi ve dijital altyapılarımızı geliştirmemiz gerekti. Fatura onay süreçlerimizin tamamını EBA uygulaması ile dijital ortama taşıdık. Bu sayede fatura kayıt robotumuz uygulamadan gelen verilerle işlemleri herhangi bir muhasebe personeli desteğine ihtiyaç duymadan yürütebilecek yeteneğe sahip oldu. Bununla birlikte, süreçlerle ilgili geliştirmeleri Tedarik Zinciri Direktörlüğü ile ortak bir şekilde yürütmeye devam ediyoruz.
Neden böyle bir çalışmaya ihtiyaç duyuldu ve proje hayata geçtikten sonra getirisi ne oldu?
Son dönemde yaşanan teknolojik gelişmelerle birlikte bu yenilikleri kendi iş alanımızda nasıl kullanabiliriz diye düşünmeye başladık. Süreçlerimizi ve yapılan işleri incelediğimizde çok fazla operasyon yükü gerektiren ve tekrarlı işlere sahip olduğumuzu tespit ettik. Bu süreçler, çalışmalarımıza çok fazla zaman harcamamıza ve insan tarafından yapıldığından hatalara sebep oluyordu. Bu süreçlerimize çözüm olarak robotik uygulamaları kullanabileceğimizi tespit ettik ve projeyi hayatag geçirmeye karar verdik. Projeyi hayata geçirdik ama iyileştirme sürecindeyiz. Uygulama canlı olarak kullanıma alındı ve belirlenen seviyede bizim yerimize kayıtları oluşturmaya başladı. Uygulamaya daha ileri seviyeye taşıyabilmek için çalışmalarımız devam ediyor. Proje yüzde 100 seviyesine ulaştığında aylık 14 günlük iş gücü tasarrufu yapılabileceğini hesapladık.
Robotik uygulamalar kapsamında iş yapış şekliniz nasıl değişti ve artık süreç nasıl ilerliyor?
Muhasebe departmanından görevli bir kişi her hafta faturaları çıktı alarak klasörlere yerleştiriyordu. Daha sonra bu klasörleri tüm departmanlara teslim ediyor, ilgili kişi tarafından kontrol edilerek imzalanmasını sağlıyordu. Yetkili tarafından onaylanan bu faturalar muhasebe departmanı tarafından ERP sistemine kaydediliyordu. Tasarlanan robotik uygulama sayesinde şirket adına düzenlenen faturalar e-fatura platformlarından tespit edilerek EBA sistemine otomatik olarak yüklenip onay sürecine dahil ediliyor. EBA, şirket adına düzenlenen faturalardaki ürün ve hizmetlerin fatura kalemlerindeki adet ve tutarlarda alınıp alınmadığının kontrolünün ilgili kişiler tarafından sağlanıp, onay hiyerarşisine göre sürecin dijital ortamda tamamlanmasına destek sağlayan kurumsal uygulamamızdır. EBA platformunda onay süreci tamamlanan faturalar robotik uygulamamız (Robocoat) tarafından ERP sistemine kaydediliyor.
Robotik uygulamalardan departmanınızda nasıl yararlanıyorsunuz ve bu uygulamalar muhasebe ve finans alanında nasıl yer buluyor?
Robotik Süreç Otomasyonu (Robotic Process Automation- RPA) teknolojisi ile yazılım robotları kullanarak iş süreçlerimizi kolaylaştırabiliyoruz. İnsan eylemlerini taklit ederek, tekrarlı ve kural bazlı görevleri otomatikleştirerek birçok iş sürecinde üst seviyede verimlilik, veri güvenliği ve optimizasyon sağlayabiliyoruz. Muhasebe departmanı olarak Kofax RPA’den şirketimize alım yapılan ürün ve hizmet faturalarının matbu veya dijital ortamdan iş akış süreç yazılımımız EBA’ya aktarılması, akışı tamamlanan süreçlerin sonunda ilgili faturaların ERP muhasebe modülüne kaydedilmesi için yararlanmaktayız.
Akcoat’un hedefleri arasında departmanınızda hayata geçen robotik uygulama nereye oturuyor? Devamında başlayacak bir çalışmanın ilk adımı olarak düşünebilir miyiz?
Akcoat’un ‘Akroad’ adını verdiği bir strateji yol haritası bulunuyor. 5 yıllık plan çerçevesinde stratejik hedefleri arasında dijitalleşme altında konumlandırabiliriz. Bu bakımdan projeyi atılan ilk adım olarak düşünebiliriz. Yaptığımız proje ile geliştirilen RPA yazılımı ile şirket bünyesindeki diğer birimlerle de benzer ve tekrarlı işler için yapılabilecek geliştirmeler gündeme gelmeye başladı. Bu görüşlerle şirket içindeki operasyonel süreçlerin robotik uygulamalara devredilerek, çalışanların gelecek için daha katma değerli fikirler oluşturabileceğini düşünüyorum. Yeni geliştirme ile Akcoat’un dijitalleşme sürecinde büyük adımlar atılmış olacak. RPA sistemiyle birlikte operasyonel işlemler, teknoloji ve inovasyon alanlarında gelişmeler sağlandı.
